Tilitoimistopalvelut

Taloushallinnon ostaminen ei ole helppoa.

Kirjanpito – tuo verottajan lempilapsi – on pakollinen paha kaikille yrittäjille.Tilitoimistopalvelut, monesti kirjanpitona nimitetty (tai paremmin sanottuna taloushallinto) mielletään kuluksi, jonka ROI on pyöreä nolla. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla! Kokosimme parhaat vinkit tilitoimiston valintaan.

Määritä tilitoimistotarpeesi

Taloushallinto on asia, jossa on selkeästi nähtävissä kaksi leiriä: Toinen sanoo, että haluaa päästä mahdollisimman helpolla (eli nopeasti pois alta) ja toinen puolestaan rakentaa BI Dashboardeja (ja käyttää kuukausia projektin läpivientiin), joista saa arvokasta dataa yhtiön kehittämistä varten. Molemmille on selkeästi paikkansa. Yksinyrittäjä konsultti, jonka liiketoiminta on hyvin vakaata ei välttämättä aidosti hyödy äärimmäisen kompleksisesta kustannuspaikkakohtaisesta seurannasta siinä missä useita toimipaikkoja sisältävässä palveluliiketoiminnassa se on kaiken perusta. Selvitä siis alkuun mikä on yhtiösi nykytila ja millaiseksi haluaisit kehittää liiketoimintaasi tulevina vuosina.

Valitse Taloushallinnon ohjelmisto

Ostaessasi uutta tietokonetta tai autoa tai muuta vastaavaa, teemme usein hyvän pohjatyön. Luemme artikkeleita, katsomme arvosteluita ja etsimme tietoa tuotteesta. Sama pätee taloushallinnossa.

Taloushallinnosta relevanttia tietoa löytyy suhteellisen vähän. Tässä kohdassa suosittelen tutustumaan aluksi ohjelmistovaihtoehtoihin (koottuna löydät ne Talouskuutiosta), sillä toisinaan etenkin käytettävyys saattaa aiheuttaa turhia harmaita hiuksia, vaikkakin perusasiat hoituvat nykyisin melkein millä tahansa ohjelmistolla. Taloushallinnon kokonaisuus rakentuu yleisesti ohjelmiston ympärille, joten sen valinnan merkitys on suuri. Tärkeintä olisi, että ohjelmisto on riittävän yksinkertainen käyttää, jotta perusasiat hoituisivat mutkattomasti ja toisaalta, riittävän kattava, jotta tietoa on tarvittaessa saatavilla ja järjestelmä tukee myös ulkopuolisia ohjelmistoja. Tekemämme ohjelmistovertailun löydät seuraavasta artikkelista.

Kannattaa myös huomioida tulevaisuuden suunnitelmat: Onko ohjelmisto sellainen, että voitte halutessanne jatkaa sen käyttöä, vaikka kasvaisitte ulos tilitoimistosta ja palkkaisitte oman kirjanpitäjän?

Määritä kriteerit tilitoimistolle

Tilitoimistopalvelut valitaan  kriteein, joita kannattaa lähteä ajattelemaan riskien hallinnan kautta – viimeinen asia, jota haluat muun kiireen keskelle on tilitoimiston vaihto uupuneen kirjanpitäjän vuoksi! Riski ei kuitenkaan aina ole suoraan sidoksissa tilitoimiston kokoon. Monesti pienemmilläkin toimistoilla saattaa olla yhteistyötoimijoita, joiden kanssa ollaan sovittu valmis suunnitelma, jos pahin sattuu. Yksinyrittäjätilitoimistokin voi olla monelle vaihtoehto, mutta riski palvelun yht´äkkisestä loppumisesta on tässä tapauksessa luvattoman usein aidosti yhden hengen varassa.

Tilitoimiston koon lisäksi sijainnin merkitystä on syytä miettiä. Sähköiset ratkaisut mahdollistavat aidosti paperittoman taloushallinnon. Jos kuitenkin välimatka on todella suuri ja painotat henkilökohtaista palvelua kasvotusten, kannattaa sijainnille antaa hiukan painoarvoa. Markkinoilla on myös nykyisin muutamia toimijoita, joilla ei ole lainkaan fyysisiä toimipaikkoja – siis tilitoimistoja ilman toimistoa.

Taloushallintoliiton auktorisointi on KLT-tutkinnon ohella lähes ainoa yleisesti käytössä oleva standardi alalla. Auktorisoidut toimistot noudattavat liiton hyväksymiä toimintamalleja, johon sisältyy myös riittävän koulutustason tarjoaminen henkilöstölle. Auktorisointiin kuuluu myös lisäksi vaatimus, että  vakuutus- ja sopimusasiat hoidetaan asianmukaisesti. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö auktorisoimatokin toimija voisi palvella yhtä hyvin – alan muiden standardien puuttuessa takaa auktorisointi jonkinlaisen pohjan yhteistyön alulle.

Kriteerien puolesta kannattaa myös peilata tarpeita: mitkä tilitoimiston ominaisuudet tai osaaminen ovat tarpeillemme välttämättömiä? Esimerkiksi, pitääkö tilitoimiston kyetä tarjoamaan palveluaan koko valtakunnan alueella? Harjoitatteko ulkomaan kauppaa, jossa vero-osaaminen korostuu? Oletteko suunnitelemassa ohjelmistointegraation toteuttamista, jossa tilitoimiston apu on välttämätön? Täydellisen listan yleisimmistä erityistarpeista löydät Talouskuution laajennetusta hausta.

Tarkista tilitoimiston referenssit

Tilitoimistot ovat toisinaan erikoistuneet tiettyihin toimialoihin, vaikkakin suurin osa tilitoimistoista palvelee kaiken tyyppisiä asiakkaita. Erikoistuneen toimiston ollessa kyseessä, hyvien referenssien saaminen ei pitäisi olla ongelma – Erikoistumattomilla toimijoilla tilanne voi olla kuitenkin toinen.

Referenssien suhteen on suositeltavaa keskittyä palkkahallinnon työehtosopimuksen tuntemukseen sekä yleisesti vasteaikoihin ja toimialan asiantuntemukseen etenkin, mikäli toimialalla on esimerkiksi verotukseen liittyviä erityiskoukeroita.

Tilitoimistot nauttivat täydellistä luottamusta asiakkailtaan. Tilitoimisto ei saa missään olosuhteissa kertoa asiakkaidensa liiketoimista (pl. viranomaisisten pakottavat määräykset), mutta referenssien suhteen kannattaa kuitenkin huomioida tahdotko, että pahin kilpailijasi on samassa tilitoimistossa etenkin, jos tilitoimisto on hyvin pieni? Toisaalta, hyvin samankaltaisten toimijoiden ollessa asiakkaana ainakin toimiala pitäisi olla hyvinkin tuttu tilitoimistolle jo valmiiksi.

Eri tilitoimistojen referenssit löydät kootusti täältä.

Budjetti taloushallintoon

Halvimman ottaminen ei ole yleisesti välttämättä tehokas strategia löytää sopivinta tilitoimistoa. Parempi vaihtoehto on määrittää budjetti, jonka sisään vuosihinta halutaan saada. Yleinen nyrkkisääntö kuinka paljon kirjanpito saisi maksaa on noin 0,8-2% yhtiön liikevaihdosta.

Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että kirjanpidon ja palkkahallinnon lisäksi tilitoimistosta voi ostaa monia muita palveluita, joten budjetti tulee suhteuttaa aina kokonaisuuden mukaan. Esimerkkinä luotonhallinta tai ostolaskujen kierrättäminen – kuinka paljon yhtiöllenne maksaisi työaikaa tehdä itse nämä toimenpiteet?

Lopullinen taloushallinnon valintaprosessi

Kun olet selviytynyt tähän saakka, on aika lähettää tarjouspyynnöt. Voit pyytää alustavia tarjouksia, jos lähetät useita tarjouksia, mutta yleisesti ottaen on aina parempi tavata palveluntarjoajat henkilökohtaisesti, sillä henkilökemiat ratkaisevat edelleen alalla paljon.

Etenkin suurempien (yli 1M€ liikevaihdon) yhtiöiden on usein kannattavaa pyytää kiinteähintainen tarjous vähintään kuukausittaisista toimenpiteistä. Kokemusten mukaan tämä selkeyttää molemmin puolin yhteistyön eri vaiheita ja vähentää turhia erimielisyyksiä. Kannattaa määrittää mahdollisimman tarkasti mitkä työt sisältyvät kiinteään hintaan ja mistä lisäveloitus on perusteltua laskuttaa – ja millä tunti- tai lisähinnalla.

Tilinpäätöksen kiinteä hinnoittelu on tilitoimistolle todella vaikea tehtävä, sillä työn määrään vaikuttaa todella moni tekijä. Yleisenä käytäntönä tuntihinnoittelu on tässä kohdassa hyväksyttävää.

Kokonaisvuosihintaa arvoidessa kannattaa huomioida myös ohjelmiston veloitusperusteet, sillä ohjelmiston osuus voi muodostaa toimialasta riippuen jopa 50% yhtiön taloushallinnon kuluista. Hyvä käytäntö onkin pyytää arvio kokonaisvuosikustannuksista sisältäen

• Kirjanpidon
• Palkkahallinnon
• Tilinpäätöksen
• Veroilmoituksen
• Muut vuosi-ilmoitukset
• Ohjelmistokulut transaktioveloituksineen

Pelkän hinta-arvion perusteella en suosittele valitsemaan tilitoimistoa, mutta hinta-arvio antaa hyvin suuntaa hintatasosta.

Tilitoimistopalveluista sopiminen

Tee aina sopimus ennen yhteistyön aloitusta. Tilitoimistot käyttävät monesti yleisinä sopimusehtoinaan KL2004 sopimusehtoja, mikä tarjoaa hyvän lähtökohdan sopimiselle.

Sopimuksen sisällöstä kannattaa huomioida ainakin

• Irtisanomisaika
• Alihankkijoiden käyttö
• Maksuehto
• Vastuuvakuutuksen voimassa pitämisen edellytys tilitoimiston puolella ja tilitoimiston vastuu vahinkotapauksissa

Yhteenveto

Tilitoimiston löytäminen ei ole aina suoraviivainen prosessi – tilitoimistoja on Suomessa valtava määrä. Jokaisella tilitoimistolla on omat toimintamallinsa ja asiakasmieltymyksensä sekä vahvuutensa ja heikkoutensa.

Käytä aikaa hiukan sopivan toimijan etsimiseen. Tee mielummin työ kerralla kunnolla ja panosta yhteistyön rakentamiseen. Älä painota hintaa liikaa valintaprosessissa vaan katso kokonaisuutta ja kuuntele myös omaa tunnettasi. Hyvästä palvelusta kannattaa maksaa. Taloushallinto on kuitenkin loppuviimein palvelua ihmiseltä ihmiselle.

-Patrick