user 
x
Tilitoimisto lisätty
tarjouspyyntölistallesi!
Tarjouspyynnöt pääset
lähettämään täältä sivusta.
Asia Kunnossa!
0
Tarjouspyyntölista

Sähköinen laskutus on yleistymässä kovaa tahtia etenkin B2B -maailmassa. Kuitenkin edelleen valtava määrä suuriakin yrityksiä hoitaa taloushallintoaan paperisessa maailmassa. Etenkin järjestelmien nousevat hinnat puhuttavat. Kokosimme tähän artikkeliin muutamia huomioita, joita yrittäjät monesti pohtivat miettiessään siirtymistä sähköisen laskutuksen maailmaan.

 

 

Tuoreemmille yrittäjille tai henkilöille, joille laskutusprosessi ei ole aivan entuudesta tuttu, kerrattakoon se nopeasti: Yrityksen on kontrolloitava tarjouksiaan, tilauksiaan, laskuttamattomia töitä, lähetettämiään laskuja ja saataviaan. Perinteisesti on pidetty tilauskirjaa, jossa töiden laskutuksen hallinnointi tapahtuu. Tilauskirjan ja -kannan hoitamiseen on usein tarvittu oma henkilö, joka vastaa myös töiden laskuttamisesta sekä mahdollisesti saatavien seurannasta. Kaikkiaan prosessi on varsin kankea, sillä töiden seuranta ja laskutus vaatii aina tällaisessa tapauksessa useamman ihmisen kommunikointia tyypillisesti puhelimessa tai kasvotusten. Lisäksi tiedon siirto esimerkiksi tilauskirjasta laskuksi tapahtuu käytännössä kopioimalla jo pääosin olemassa olevaa tietoa – varsin manuaalista siis.

Jos laskuja on kuukausitasolla muutamia, ei varmastikkaan ole valtavaa merkitystä kuinka laskunsa laatii. Tilanne muuttuu kuitenkin radikaalisti, kun myyntilaskuja onkin 30, 50 tai +100 kuukaudessa. Tällöin sähköinen laskutus on varmasti loistava vaihtoehto, johon kannattaa tutustua.

Mitä tarkoittaa sähköinen laskutus?

Sähköisessä laskutuksessa on kyse aidosti paperittomasta laskuttamisesta. Laskut tehdään sähköisessä muodossa – tyypillisesti taloushallinnon järjestelmien mukana tulevassa laskutusohjelmassa – ja lähetetään verkkolaskuna. Verkkolaskun vastaanottaja (asiakkaasi) saa laskun suoraan omaan taloushallinnon järjestelmäänsä. Lasku itsessään pitää sisällään kaikki tarvittavat tiedot, kuten maksutilinumeron, viitenumeron, summan, laskurivit ja muut tiedot. Suurena erona on siis se, ettei vastaanottajan tarvitse näppäillä näitä tietoja, vaan maksatus onnistuu muutamalla napin painalluksella.

Kuinka lähettäjä tästä hyötyy? Laskun lähetysvaiheessa tietenkin säästyy aikaa ja rahaa, kun laskua ei tarvitse tulostaa edes itselle talteen. Tyypillisesti laskun lähettämisen yhteydessä lasku kuittaantuu lähetetyksi, jolloin myöskään erillistä merkintää ”tilauskirjoihin” ei tarvita.

 

Palataan siis aivan prosessin alkuun. Parhaimmillaan sähköinen laskutus toimiikin siis niin, että tarjous kirjataan järjestelmään. Tyypillisesti tarjous sisältää melko pitkälle laskutuksessa tarvittavat tiedot, joita voidaan tietenkin täydentää työn edetessä. Tarkoitus on kuitenkin päästä kertakirjauksella mahdollisimman pitkälle. Asiakkaan hyväksyessä tarjous, siirretään vain järjestelmään kirjattu tarjous tilaukseksi. Puolestaan tilauksen toimitettuaan siirretään tilaus laskuksi. Tässä vaiheessa lasku pitäisi itseasiassa olla jo varsin pitkälle valmiina lähetystä varten ja lähetys onnistuu ilman erillistä tulostus- ja kuoritusrumbaa.

Mutta mitä tehdään, jos asiakkaasi ei ota vastaan sähköisiä laskuja? 

Laskun voi tietenkin tulostaa itse ja lähettää postissa, mutta on olemassa myös parempikin vaihtoehto. Useimmissa laskutusohjelmistoissa on valmiina linkki tulostuspalveluun, joka tulostaa, kuorittaa ja lähettää laskun postitse asiakkaallesi, jos lasku halutaan välttämättä toimittaa paperilla. Yhden laskun toimittaminen tällä tavalla kustantaa tyypillisesti noin 1,20-2,00€, joka sisältää siis tulostamisen, kirjekuoren, postimaksun ja kuorittamiseen tarvittavan työn. Varsin edullista siis. Laskun toimittaminen sähköpostilla on myös tietenkin vaihtoehto, mutta tyypillisesti sähköpostise toimitetuissa laskuissa on korkeampi riski hukkua sähköpostitulvaan tai unohtua kokonaan.

 

Sähköisen laskutuksen suurimmat hyödyt

Sähköisen laskutuksen suurimmat edut syntyvät vasta itseasiassa laskun lähettämisen jälkeen. Perinteisestihän saatavista on pidetty jonkinlaista seurantaa, sillä muuten osa laskuista on voinut jäädä asiakkailta maksamatta ilman, että asiasta tiedetään mitään. Tyypillisesti tämä vaatii seurantaa tiliotteelta, josta yksi kerrallaan merkataan kukin lasku maksetuksi.

Sähköisessä laskutuksessa säästytään tältä vaivalta, jos tiliote ja viitesuoritukset saadaan ajettua (tyypillisesti automaattisesti) sisään järjestelmään. Käytännössä viitenumero kohdistaa kunkin suorituksen automaattisesti oikeaan laskuun ja kuittaa tämän maksetuksi. Maksettuja laskuja tärkeämpi tieto yritykselle on tietenkin maksamattomat myyntilaskut, etenkin erääntyneet sellaiset. Käytännössä yrityksellä voi olla käytössään päivän viiveellä toimiva automaattinen myyntireskontra (lista myyntisaatavista). Markkinoiden parhaissa taloushallinnon järjestelmissä järjestelmä osaa myös itse huomauttaa mikäli jokin suoritus on tullut esimerkiksi virheellisellä viitenumerolla tai ei ole kohdistunut, jolloin ”roikkuvia” suorituksia ei jää niin helposti kohdistamatta.

Jos automatiikkaa halutaan hyödyntää täysimääräisesti, voidaan myös maksuhuomautukset ajastaa lähtemään automaattisesti esimerkiksi 14 päivää eräpäivän jälkeen. Maksuhuomautukset menevät usein tulostuspalvelun kautta tai sähköpostitse. Etenkin hiukan suuremmissa yrityksissä perintä aiheuttaa tyypillisesti varsin merkittävän määrän työtä, joten tämän työvaiheen automatisointi on yleisesti ottaen suositeltavaa. Myös laskujen perintään siirtäminen voi onnistua automaattisesti riippuen laskutusjärjestelmästä.

Onko sähköinen laskutus kallista?

Reaalikustannuksiltaan ei. Tehdään pieni esimerkkilaskelma:

Oletetaan, että yrityksessä on 4 henkilöä mukana koko tarjous-tilaus-laskutus -prosessissa. Heidän palkkansa ovat työnjohtajan osalta 3500€ / kk, myyntisihteerin osalta 3000 € / kk, reskontran hoitajan osalta 2500€ / kk ja toimitusjohtajan osalta 4500 € / kk. Jokaisen säännöllinen työaika on 7,5h päivässä. He käyttävät aikaansa perinteisessä (paperisessa) prosessissa seuraavavasti:

  1. Toimitusjohtaja laskee tarjouksen ja lähettää sen asiakkaalle: 1h
  2. Työnjohtaja kertoo myyntisihteerille, että asiakas on hyväksynyt tarjouksen, myyntisihteeri ottaa asiakkaan tiedot ylös, kirjaa tilauksen tilauskirjaan. Annettu tarjous käydään yhdessä läpi: Molemmat käyttävät 0,5 tuntia eli yhteensä 1h.
  3. Työn valmistuttua työnjohtaja kertoo myyntisihteerille, että työ pitäisi laskuttaa. Työn lomassa on syntynyt muutama lisäveloitus, jotka käydään yhdessä läpi. Molemmat käyttävät 0,25h eli yhteensä 0,5h
  4. Myyntisihteeri kirjoittaa laskun ja tulostaa sen. Tulostuksen jälkeen myyntisihteeri kuorittaa laskun ja postittaa sen. Postituksen jälkeen tehdään vielä merkintä tilauskirjaan, että työ on valmistunut ja lasku lähetetty. Myyntisihteeri käyttää aikaa tähän 0,5h
  5. Lasku erääntyy, mutta suoritusta ei kuulu. Reskontran hoitaja valvoo tiliotteita päivittäin. Hän käyttää 1h päivässä tiliotteen tarkistukseen ja saapuneiden suoritusten merkintään. Tämän asiakkaan osalta osuus viikon aikana on 0,25h
  6. Viikko laskun erääntymisen jälkeen myyntireskontran hoitaja tulostaa maksuhuomautuksen ja kuorittaa sekä postittaa tämän. Aikaa kuluu 0,25h
  7. Asiakas vastaanottaa huomautuksen ja maksaa laskun. Reskontran hoitaja kuittaa laskun maksetuksi. Aikaa kuluu 0,25h.

Totaalikustannukset olivat siis:

  1. Toimitusjohtaja: 1h (x30,00€) = 30,00 €
  2. Työnjohtaja: 0,75h (x23,33€) = 17,50 €
  3. Myyntisihteeri: 1,25h (x20,00€) = 25,00 €
  4. Reskontran hoitaja: 0,75h (x16,66€) = 12,50 €

Laskun kuorittaminen ja postitus economy luokassa maksoi 0,87€ + järjestelmän osuus 0,00 € (maksettu kertamaksulla muinoin)

YHTEENSÄ: 85,87 €

Otetaan vertailuksi sähköinen vaihtoehto. Oletetaan, että palkat pysyvät täysin vastaavina, mutta vain järjestelmä taustalla ja sen mukana prosessi vaihtuu.

  1. Toimitusjohtaja laskee tarjouksen ja lähettää sen asiakkaalle. Tarjous lasketaan ja kirjataan suoraan sähköiseen järjestelmään, johon kirjataan samalla myös asiakkaan tiedot: 1,25h
  2. Työn valmistuttua myyntisihteeri huomaa, että työ pitäisi laskuttaa (sihteeri näkee tämän suoraan järjestelmästä). Työn lomassa on syntynyt muutama lisäveloitus, jotka on jo valmiiksi kirjattuna (paperisessa mallissa nämä tulivat työmaalta työlomakkeessa merkittyinä työntekijöiden toimesta), joten nopea tarkistus riittää. Lasku lähtee maailmalle nopeasti, sillä asiakkaan tietoja ei tarvitse enää tässä kohdassa etsiä. Myyntisihteerillä menee aikaa 0,25h. 
  3. Lasku erääntyy, mutta suoritusta ei kuulu. Järjestelmä valvoo suorituksia päivittäin. Ihmiset keskittyvät tuottavaan tekemiseen.
  4. Viikko laskun erääntymisen jälkeen järjestelmä lähettää automaattisesti maksuhuomautuksen asiakkaalle.
  5. Asiakas vastaanottaa huomautuksen ja maksaa laskun. Järjestelmä kuittaa laskun maksetuksi automaattisesti.

Tässä mallissa kustannukset olivat siis:

  1. Toimitusjohtaja: 1,25h (x30,00€) = 37,50€
  2. Myyntisihteeri: 0,25h (x20,00€) = 5,00 €

Laskun lähettäminen verkkolaskuna 0,49 € + järjestelmän osuus 1,00 €. 

YHTEENSÄ: 43,99 €

Optimitilanteessa toimitusjohtajan tilalla olisi myyntipäällikkö tai vastaava myynnistä vastaava taho. Kuitenkin erittäin monessa suomalaisessa pienyrityksessä toimitusjohtaja vastaa tarjousten laskennasta, joten otimme tämän esimerkiksi.

 

 

 

Loppulausuntona sanottakoon, että suurimmat kustannukset laskuttamisessa syntyvät ihmisten työn kautta. Tästä syystä prosessien tehostaminen ja työn suuntaaminen tuottavaan tekemiseen on äärimmäisen tärkeää.

Patrick Partti

Toimitusjohtaja, Talouskuutio Oy