Kirjanpito on yksi ensimmäisiä asioita, joka tulee miettiä kuntoon uutta yritystä perustettaessa. Kirjanpito nähdään usein – liiankin usein – pakollisena pahana, joka tehdään vain ja ainoastaan verottajaa varten. Tästä artikkelista löydät kattavasti tietoa miksi kirjanpitoa tehdään ja miten sitä voi hyödyntää työkaluna liiketoiminnan johtamisessa.

Miksi kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpito on keksitty jo antiikin aikoihin. Kirjanpidon tarkoitus oli alussa nimensä mukaisesti, pitää kirjaa yrityksen varoista ja veloista sekä kehittää toimintaa kannattavammaksi näiden avulla. 

Mentäessä kohti modernia maailmaa, kirjanpito on saanut uusia tarkoituksia, lähinnä verottajan ja julkishallinnon intressien mukaan. Erityisesti ennen sähköistä taloushallintoa moni yrittäjä kokikin kirjanpidon varsin suureksi taakaksi. 

Nykyisin kirjanpidon perusajatus on kuitenkin saanut uusia ulottuvuuksia tekniikan kehittyessä ja erilaisten automaatioiden mahdollistaessa asioita, joista ennen on vain uneksittu. 

Mitä on moderni kirjanpito?

Moderni kirjanpito on saanut nimen taloushallinto. Taloushallinto pitää sisällään perinteisesti seuraavat aihekokonaisuudet:

1. Kirjanpito
2. Myynti- ja ostoreskontra
3. Palkkahallinto
4. Liiketoiminnan raportointi ja Business Intelligence

Kirjanpito

Kirjanpito itsessään ei ole muuttunut sähköistymistä lukuunottamatta valtavasti viimeisien vuosisatojen aikana. Kirjanpitoon kuuluu oleellisesti oikean kuvan luominen yrityksen taloudellisesta asemasta. Tämä pitää puolestaan allaan tuloslaskelman ja taseen. 

Miten kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpitoon tarvitaan yrityksen ostoihin ja myyntiin liittyvät tositteet eli käytännössä kopiot (tai alkuperäiset) laskut. Nykyisen lainsäädännön mukaan tositteet voivat olla täysin sähköisiä ja niiden vaadittu säilytysaika on kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. 

Kirjanpitoa voi tehdä yritys tai yrittäjä itse, mutta suurin osa valitsee kirjanpitäjäkseen tilitoimiston heti alusta asti. Jos päätät antaa kirjanpitosi ammattilaisen käsiin, suosittelemme kokeilemaan Talouskuution tilitoimistohakua verkossa. 

Kirjanpitoa voidaan tehdä yhden- tai kahdenkertaisena. Lainsäädäntö mahdollistaa yhdenkertaisen kirjanpidon lähinnä pienille toiminimiyrityksille. Yhdenkertainen kirjanpito ei ota kantaa yrityksen taseeseen vaan keskittyy ainoastaan tuottamaan tuloslaskelman, jota tarvitaan yrityksen veroilmoituksen tekemiseen. 

Kirjanpito rakentuu erilaisista tileiksi kutsutuista nimikkeistä. Tietyt kululajit kirjataa tietylle tilille, jotka muodostavat sitten yhteissummallaan tuloslaskelman ja taseen. 

ALV laskelma – miten se liittyy kirjanpitoon?

Suomessa yritys on lähtökohtaisesti ALV velvollinen, jos vuoden myynti ylittää 10 000 euron rajan tai yritys hakeutuu vapaaehtoisesti ALV velvolliseksi. Alle 10 000 euron liikevaihtoa tekevät yritykset voivat hakea täysimääräistä ALV:n alarajahuojennusta, mistä johtuen vapaaehtoinen hakeutuminen ALV -velvolliseksi on yleensä kannattavaa. 

Maksettava tai palautettava ALV määräytyy kirjanpidon tuottaman ALV -raportin mukaan. ALV:n vähentäminen oikein vaatii kirjanpitäjältä ammattitaitoa, sillä esimerkiksi alkoholin arvonlisäveroa ei yleensä saa vähentää yrityksen verotuksessa. 

Arvonlisävero raportoidaan verohallinnolle tietyin väliajoin. Sekvenssi voi olla kuukausi, vuosineljännes tai kalenterivuosi, riippuen yrityksen liikevaihdosta ja mihin rytmiin tämän perusteella on haettu. Maksuaikaa arvonlisäverolle on aina yksi kuukausi + 12 päivää verokauden päättymisestä. Esimerkiksi tammikuun ALV pitää täten maksaa 12.3. Poikkeuksena vuoden mittainen ALV -jakso, jossa raportointi- ja maksuaikaa on kaksi kuukautta (helmikuun loppuun asti). 

Myyntien seuranta ja myyntireskonta

Kun yritys lähettää laskuja asiakkailleen (myyntilaskuja) on tavallisesti pidettävä kirjaa niiden maksutilanteesta. Ennen tämä on tapahtunut tyypillisesti kirjaamalla erilliskirjanpitoon (myyntireskontraan) lähetetyt laskut ja käymällä läpi tiliotetta täsmäten suorituksia lähettyihin laskuihin. 

Nykyisin sähköinen taloushallinto mahdollistaa lähes täyden automaation myyntireskontran hoitamisessa. Käytännössä yrityksen laskutusjärjestelmä voidaan useissa tapauksissa integroida pankkitilin kanssa yhteen käyttäen pankin WS-kanavaa (web service). Pankki toimittaa tällöin laskutukseen päivittäin listan tulleista suorituksista, jotka täsmätään automaattisesti viitenumeron avulla lähetettyihin laskuihin. Automaattisen myyntireskontran ylläpito kustantaa noin 10-20€ / kk, joten suosittelemme ehdottomasti automatisoimaan tämän työvaiheen, mikäli laskutettavia asiakkaita on enemmän kuin yksi tai kaksi. 

Kehittyneimmissä vaihtoehdoissa voidaan nykyisin automatisoida jopa maksuhuomautusten lähettäminen. Tässä tapauksessa järjestelmä odottaa asetetun ajan eräpäivän jälkeen maksua ja tarvittaessa postittaa tai lähettää sähköpostitse maksuhuomautuksen asiakkaille, joilta maksut ovat myöhässä. 

Maksettavien laskujen seuranta eli ostoreskontra

Paperilaskujen aikaan yrityksen maksettavien laskujen hoitaminen oli tavallaan yksinkertaista, sillä laskut voitiin järjestää ja maksaa yksitellen. Sähköistymisen ensimmäinen varjopuoli huomattiin siirryttäessä PDF-laskuihin, joiden oli tapana hautautua sähköpostin syövereihin. 

Vanhanaikaisen yksittäisten laskujen maksamisen sijaan modernissa taloushallinnossa voidaan hyödyntää verkkolaskujen vastaanottoa ja niiden maksamista massana myyntireskontrankin hyödyntämää pankin WS-kanavaa pitkin. Käytännössä tällaisessa järjestelyssä kaikki yrityksen laskut tulevat yhteen määrättyyn sähköiseen järjestelmään, jossa laskujen käsittely (tarkistus, hyväksyntä, maksaminen ja arkistointi kirjanpitoon) tapahtuu. Suurimpana hyötynä on se, että verkkolaskut sisältävät valmiiksi kaikki maksamiseen tarvittavat tiedot, jolloin tilinumeroita tai viitenumeroita ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Yritys voi myös tällöin hoitaa kaikki maksuliikenteeseen liittyvät asiat sähköisen taloushallinnon järjestelmässä, mikä säästää merkittävästi aikaa eikä vaadi erillistä kirjautumista verkkopankkiin.

Palkkahallinto

Palkkojen osalta kirjanpidossa suosittelemme lähes poikkeuksetta kääntymään ammattilaisen puoleen. Palkat voidaan kirjanpidossa jakaa tyypillisesti kolmeen eri kategoriaan: Palkanlaskenta, palkkojen ilmoitukset ja palkkojen kirjanpito.

Palkanlaskija laskee yrityksen ilmoituksen mukaan palkan. Palkka-aineistoa voi olla esimerkiksi tuntilista, jonka pohjalta palkka lasketaan tai vaihtoehtoisesti kiinteä kuukausipalkka. Työntekijältä tarvitaan lisäksi tietoa mm. pankkitili, verokortti sekä kuuluuko hän liittoon ja niin edelleen. 

Palkanlaskennassa työehtosopimukset vaikuttavat merkittävästi palkanlaskennan sääntöihin ja esimerkiksi lomakertymään. Tämä puolestaan vaikuttaa palkkojen kirjanpidossa siihen, kuinka palkka kuuluu kirjata. 

Nykyisin palkoista ei tehdä enää vuosi-ilmoitusta verottajalle vaan verottaja saa tiedot suoraan Tulorekisteristä. Tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut palkat viiden arkipäivän kuluessa palkanmaksusta ja kuukauden päättymisen jälkeen erillisellä työnantajan erillisilmoituksella. Erillisilmoitus muodostaa verottajalle tilitettävän työnantajamaksun, joka sisältää verot ja muut sivukulut. 

Raportit ja Business Intelligence

Kun puhutaan kirjanpidon hyödyistä, raportointia ei voida sivuuttaa. Raportointi toki seurantatyökaluna itsessään on jo hyödyllinen, mutta ennen kaikkea sen todellinen potentiaali löytyy kun etsitään todellisia syy-seuraussuhteita porautumalla lukujen taakse. Tämä on mahdollista nykyisten sähköisten raporttien avulla. 

Porautuminen lukuihin tarkoittaa käytännössä sitä, että erilaiset luvut raporteilla voidaan avata aina yksittäiselle tositteelle (kuitille) saakka. Tällöin päästään tarkastelemaan huomattavasti tarkemmin mistä eri tuloslaskelman ja taseen erät muodostuvat.

Kirjanpitäjä voi olla hyvä apu alkuun, jos haluaa ymmärtää paremmin tuloslaskelman ja taseen sisältöä, mutta monesti tavoitteellisen talousjohtamisen ammattilainen (vuokra CFO) voi olla järkevä investointi. 

Puhuttaessa kirjanpidon raporteista käsitellään yleisesti ottaen tuloslaskelmaa, tasetta, avoimia laskuja ja kassavirtaennustetta. Kun siirrytään askel kohti syvempää päätyä aletaan puhumaan Business Intelligencestä. Tämä tarkoittaa käytännössä eri toimintoja yhdistävää raportointia. Business Intelligence -raportti voi sisältää erilaisia avainlukuja (KPI) yrityksen suorituskyvystä esimerkiksi myynnissä tai markkinoinnissa ja peilata näitä talouden lukuja vastaan. BI-raportti onkin enemmän liiketoiminnan ohjaamisen työkalu kuin varsinainen raportti.