Kelpaako sähköinen kuitti verotuksessa?

Sähköinen kuitti on kätevä tapa säilyttää kuitit kirjanpidossa

Kirjoittanut Patrick Partti

Julkaistu 20.7.2021

Sähköiset kuitit tekevät tuloaan, vaikka monet kassat edelleen tulostavat asiakkaalle perinteisen paperisen kuitin. Usein paperisten kuittien säilyvyys voi nousta huolenaiheeksi yrittäjälle, sillä kuitilta pois kulunut teksti ei täytä aina lain vaatimuksia. Selvitimme siis miten kuitit voi ja kannattaa säilöä parhaalla mahdollisella tavalla.

Miksi kuitteja ylipäätään on vielä?

Kuitti on tosite eli todiste maksutapahtumasta. Se on jäljennös myyjälle ja ostajalle maksutapahtumasta, josta selviää myyjän tiedot sekä kaupattu palvelu tai tavara. Kuitin tärkein merkitys on toimia kirjanpidossa kirjausperusteena.

Suomessa on ollut voimassa vuoden 2014 alusta asti kuitin tarjoamisvelvollisuus. Tämä tarkoittaa sitä, että myyjän on tarjottava ostajalle kuittia ostostaan. Tällä pyritään välttämään harmaata taloutta.

Kuitti voi olla kuitenkin suoraan myyjältä myös sähköisessä muodossa. Monet nykyaikaiset maksupäätteet mahdollistavat kuitin lähettämisen suoraan asiakkaan sähköpostiin, mikä on suosittua erityisesti pienyrittäjien keskuudessa. Valtaosa kuiteista kuitenkin tulostetaan edelleen paperille kuittitulostimella.

Miten kuitti pitää arkistoida?

Kun puhutaan yritysten kirjanpidosta, kuitti on toimitettava kirjanpitoon, jotta tapahtuma voidaan kirjata yritykselle vähennyskelpoiseksi kuluksi. Poikkeustapauksissa tapahtuma voidaan kirjata myös vapaamuotoisen selvityksen perusteella, mikä voi tulla kyseeseen, jos kuitti on esimerkiksi hävinnyt. Tällöin kuitenkin arvolisäveron (ALV) vähennyskelpoisuus poistuu.

Kuitti voidaan toimittaa kirjanpitoon paperisena tai sähköisenä. Tulevaisuudessa suoraan tiliotteella näkyvät tapahtumat ja kuittiliitteet tekevät varmasti tuloaan.

Sähköinen kuitti tarkoittaa yleisimmin PDF -muotoista tiedostoa. Kuittien toimitukseen ja arkistointiin on olemassa myös monia appeja. Kuittiapit ovat nykyisin suosittu keino pitää kuitit tallessa. Niiden kustannukset ovat tyypillisesti noin 5-10€ kuukaudessa.

Mitä tietoja kuitilta pitää löytyä?

Kuitilta pitää lain mukaan löytyä seuraavat tiedot:

  • Myyjän nimi, yhteystiedot ja y-tunnus
  • Kuitin antamispäivä eli kauppapäivä
  • Kuitin numero tai muu yksilöivä tieto
  • Ostettujen tavaroiden ja palveluiden määrä ja laji
  • Tavaroista tai palveluista maksettu hinta ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain tai arvonlisäveron peruste verokannoittain.

Monissa tapauksissa kuitin tiedot eivät täytä kaikkia vaatimuksia. Yrittäjän onkin myyjänä hyvä varmistua, että oman yrityksen antamat kuitit ja tositteet täyttävät varmasti lain kirjaimen ja ostajana, että saamasi tosite on riittävä. Yleisimmin ongelmat liittyvät maksupäätteen tulostamaan kuittiin, jossa ei näy ostettu tavara tai palvelu.

Kuinka pitkään kuitti pitää säilyttää?

Lain mukaan kirjanpidon tositteet tulee säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Kuitin säilytysmuodon suhteen laki ei kuitenkaan velvoita säilyttämään alkuperäistä paperista tositetta vaan sähköinen kuva tai kopio riittää.

Miten valitsen yritykselleni sopivimman kuittien säilytysratkaisun?

Kuittien säilyttämisessä johdonmukaisuus maan perii. Käytännössä vaihtoehdot ovat säilyttää kuitit paperilla tai sähköistää kaikki kuitit. Erilaiset hybridivaihtoehdot johtavat yleensä hukkuneisiin kuitteihin. Toimivinta onkin miettiä itselle mieluisin tapa säilyttää kuitteja ja toimia johdonmukaisesti päätetyllä tavalla.

Tilitoimistolla on monesti oma mielipiteensä kuittien toimittamisesta. Sähköiset kuitit siirtyvät tehokkaasti kirjanpitäjän käsittelyyn lähes reaaliajassa. Kannattaakin kilpailuttaa itselleen sopivin tilitoimisto Talouskuutio.fi -palvelussa ja valita kirjanpitäjällesi ja itsellesi sopivin ratkaisu.

Suomen suurin tilitoimistohaku uudistui!

 

Katso sopivin tilitoimistolistaus yrityksellesi – se vie vain 12 sekuntia!

 

Saattaisit pitää myös näistä…

Tilaa sisältöjämme

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *