TaxDome on Amerikassa vuonna 2012 alkunsa saanut teknologiayhtiö, jonka toiminnanohjausjärjestelmä sai ensimmäiset kaupalliset versiot nähtiin vuonna 2017. TaxDomen perusajatus on laaja ymmärrys tilitoimistoalan tarpeisiin ja ohjelmisto onkin laajentunut nopeasti suosituksi tilitoimistoalan toiminnanohjausratkaisuksi Amerikassa. Nyt TaxDome on laajentanut myös Euroopan markkinoille. Otimme TaxDomen testiin ja selvitimme miten amerikkalaistuote pärjää vertailussa muihin vaihtoehtoihin.

TaxDomen suunnittelussa näkyy toisenlainen lähestymistapa – Insinöörimäisen datakeskeisen suunnittelun sijaan lähtökohta on selvästi ollut työn ja asiakkaan palvelemisessa. Lähtökohtaa voi pitää suurena etuna, jos tilitoimiston agendalla on etsiä parempia ja tehokkaampia tapoja viestiä ja toimia asiakkaidensa kanssa, unohtamatta kuitenkaan varsinaista toiminnanohjauksen ydinajatusta eli itse toiminnan konkreettista ohjausta. Tästä myöhemmin lisää.

Ensisilmäyksellä TaxDomen käyttöliittymä vaikuttaa selkeältä ja helppokäyttöiseltä. Ulkonäössä on jotain sukulaisuutta Visman taloushallinnon tuotteiden kanssa, mutta selvästi yksinkertaisemmassa muodossa. Sinivalkoinen värimaailma toimii tässä kontekstissa hyvin.

Itse ohjelmistoa käytetään nykyaikaisesti pilvessä eli kyseessä on SaaS palvelu, joskin synkronoivat työpöytäversiot kuuluvat myös pakettiin. Käyttölogiikka on suhteellisen yksinkertainen ja asiat ovat linkitetty toisiinsa järkevästi.

TaxDomessa asiakasviestintä on keskiössä

Asiakkaiden kanssa viestintään on panostettu selvästi isosti ohjelmiston kehityksessä. Valikon kotipainikkeen jälkeen ensimmäisenä löytyykin Inbox+ -painike, jonka takaa löytyy kaikkiin TaxDomeen liitettyjen tapahtumien ja asiakaskeskusteluiden yhteinen alusta.

Inbox -ominaisuus on järkevästi tehty, sillä keskusteluun nousee ainoastaan asiakasviestintä ja yleisimmät sähköpostit voidaan liittää palveluun maksuttoman integraation avulla. TaxDome itsessään sisältää kuitenkin asiakasviestintään sopivan alustan, joten viestinvaihto voidaan suorittaa myös turvallisesti TaxDomen oman ympäristön sisällä. Kyseinen ympäristö sisältää myös asiakkaalle omat verkkosivut, joita voi käyttää tavallisten verkkosivujen tapaan tai vaikkapa intranettinä. Verkkosivut kuuluvat peruspakettiin ja niitä voidaan muokata helppokäyttöisellä graafisella editorilla. Houkutteleva lisä erityisesti pienemmille toimijoille!

Viestintään liittyen, TaxDomen kautta voidaan toimittaa myös materiaalia. Esimerkiksi puuttuvien kuittien toimitukseen (tai puuttuvien kuittien listauksen) voi olla mielekästä käyttää sähköpostin sijaan omaa viestikanavaa asiakaan ja tilitoimiston kirjanpitäjän välillä. Tällöin myös toimituksen yhteydessä viesti asiakaan vastauksesta materiaaleineen saapuu suoraan prioriteettilistalla kärkeen eikä huku muiden viestien joukkoon.

Asiakkaille luotavat tunnukset ovat maksuttomia, joten viestintä tilitoimiston järjestelmässä ei lisää loppuasiakkaan tai tilitoimiston kustannuksia.

Automatisoidut työnkulut tehokkuuden mahdollistajina

TaxDomen töiden ja tehtävien seuranta tapahtuu putket-, työt- ja tehtävät tasolla. Ohjelman ehdoton valttikortti on pitkälle viety sisäinen automaation mahdollisuus. Erilaisten tehtäväkokonaisuuksien eri osuuksia voidaan automatisoida suoraan TaxDomen avulla ilman erillisiä integraatioita tai teknistä rakentamista. Käytännössä automatisoitavia asioita ovat:

• Laskun luonti
• Kyselyn teko (esimerkiksi asiakastyytyväisyys tai aloittavan asiakaan perustiedot)
• Tehtävän luonti
• Sopimuksen tai pöytäkirjan lähetys (myös sähköinen allekirjoitus)
• Sähköpostin lähetys
• Viestin lähetys
• Käyttöoikeuksien päivitys

Moniin muihin ratkaisuihin nähden TaxDomella onkin erittäin helppo rakentaa tehokkaat ja toimivat automaatiot, jotka säästävät aikaa merkittävästi tilitoimiston arjessa. Erilaisista työmalleista löytyy valmiita pohjia, joita voidaan käyttää hyväkseen oman työnkulun rakentamisessa.

Töiden ja tehtävien hallinnan TaxDome tarjoaa tehokkaan kotinäkymän, josta löytää kootusti tärkeimmät widgetit kuten tehtävälistauksen ja huomiot. Tehtävien luonti ja ohjelman käyttölogiikka on selkeä pienen tutkimisen jälkeen.

TaxDome kirjautuminen ja turvallisuus

TaxDomeen kirjaudutaan sisään käyttäjätunnus & salasana kombinaatiolla. Halutessa voidaan ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen, jolloin kirjautuminen vaatii myös lähetettävän koodin syöttämisen kirjautumisen yhteydessä.

Maksuton käyttöönotto isona etuna

Useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä käyttöönotto maksaa pienimmillään sadoista euroista useisiin tuhansiin euroihin (joissain tapauksissa jopa kymmeniin tuhansiin euroihin). TaxDomen tapauksessa käyttöönotto on maksutonta, mistä kirjaamme suuren plussan TaxDomen rosteriin. Käyttöönoton tueksi saa vieläpä suomenkielisen avun rajoittamattomalla määrällä, joten ohjelmiston ostaja voi olla suhteellisen varma, että käyttöönotto onnistuu halutulla tavalla eikä käyttöönottovaiheessa tarvitse jäädä yksin.

Asiakaspalvelu jatkaa samalla tiellä – maksutonta asiakaspalvelua on saatavilla rajattomasti suomenkielisenä. TaxDome panostaakin selvästi vahvasti asiakasystävälliseen toimintaan niin käyttöönoton, asiakaspalvelun kuin myös tilitoimiston loppuasiakaan käyttökokemuksen osalta.

TaxDomen laskutus ja integraatiot

TaxDomen rajapinta on laajentunut vuosi vuodelta asiakkaiden tarpeiden mukaan. Nykyisiin valmiisiin integraatioihin kuuluu kirjanpito-ohjelmien osalta kansainvälisiä ohjelmistoja kuten Xero ja QuickBooks.

Yleisesti ottaen TaxDome on integroitavissa laajasti ja rajapintojen tarve on otettu huomioon jo alkuperäisellä suunnittelupöydällä. Tämänhetkisenä heikkoutena voidaan kuitenkin pitää suomalaisten kirjanpito-ohjelmien integraatioiden puutetta. Käytännössä tämä tarkoittaa tilitoimiston oman myyntireskontran hoitamista tilitoimiston taloushallinnon ohjelmassa. Tämä saattaa kuitenkin muuttua nopeallakin aikataululla, sillä rajapinta itsessään mahdollistaa kirjanpidon rajapintojen kehittämisen.

TaxDomen roadmap on julkisesti näkyvillä ja perustuu pitkälti asiakkaiden ehdottamiin ja eniten suosiota saaneisiin ehdotuksiin. Roadmappia voi tutkia TaxDomen sivuilla: https://taxdome.canny.io/roadmap

Mielenkiintoinen ja Suomen markkinalla suhteellisen uniikki integraatio liittyy luottokortteihin. TaxDome sisältää suorat integraatiot Stripeen ja CPAChargeen, mikä mahdollistaa luottokorttimaksujen veloituksen esimerkiksi linkin kautta. Periaatteessa tämä mahdollistaisi tilitoimistolle laskujensa veloittamisen asiakkailta luottokortin kautta, mutta tämä saattaa Suomessa olla hiukan eksoottinen vaihtoehto – olemmehan tottuneet maksamaan laskulla.

TaxDome hinta

TaxDomen hinta on Suomessa 50 € / käyttäjä / kuukausi vuosittaisella laskutuksella eli 600 € vuodessa. Ensimmäisen käyttäjän jälkeen tarjotaan myös kuukausittainen laskutusmahdollisuus hintaan 60 € / käyttäjä / kuukausi.

Hinta on kohtuullinen erityisesti siihen nähden, että hintaan kuuluu kaikki: ERP, verkkosivujen alusta, asiakasviestinnän työkalut, automaatiot, integraatiot, koulutukset, asiakaspalvelu ja paljon muuta. Markkinoilta löytyy kyllä edullisempiakin vaihtoehtoja, mutta kokonaisuuteen nähden TaxDomen hinta on linjassaan.

Yhteenveto TaxDomesta

TaxDome on ehdottomasti tervetullut ja raikas tuulahdus kotimaiselle tilitoimistojen toiminnanohjausmarkkinalle. TaxDomen vahvuus on pitkälle viety ja sisäänrakennettu automaatio sekä vahva asiakaskeskeinen lähestyminen viestintään. Monimutkaista ja insinöörimäistä lähestymistä kaipaavalle TaxDome ei välttämättä tarjoa markkinoiden laajinta raportointia – TaxDome on kehitetty palvelemaan tilitoimiston omaa työtä ja sekä tehokkaaksi asiakasviestinnän ja huolenpidon työkaluksi.