Start-upin kirjanpito ja taloushallinto

Olet ehkä juuri perustanut yrityksen tai harkitsemassa sitä? Tästä artikkelista löydät kaikki tarpeelliset vinkit tehokkaan kirjanpidon ja taloushallinnon kokoamiseen start-upillesi. 

Mitä kannattaa huomioida start-uppia perustettaessa?

Start-upin perustamisessa kannattaa huomioida muutamia perusasioita taloushallinnon näkökulmasta:

• ALV -jakso: Vaikuttaa siihen kuinka usein kirjanpitosi tehdään
• ALV -rekisteriin liittyminen
• Työnantajarekisteri
• Ennakkoperintärekisteri 

ALV jakso ja ALV rekisteri

ALV eli arvonlisävero maksetaan tietyin väliajoin verottajalle. ALV tilitetään pääsääntöisesti kuukausittain, mutta se voidaan tilittää myös neljännesvuosittain tai kerran vuodessa. 

Voit vaikuttaa jaksoon itse yritystäsi perustettaessa. Kun rekisteröit yritystäsi PRH:n palvelussa, sinua pyydetään arvioimaan vuoden liikevaihto eli myynti. Jos arvioisi koko vuoden myynnistä on alle 100 000€ voit tehdä ALV:n tilityksen ja kirjanpidon neljännesvuosittain. Jos puolestaan summa on alle 30 000€, kirjanpito ja ALV tilitys voidaan tehdä kerran vuodessa. Tiheämpikin tilitysjakso on aina sallittu.  

Ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri

Yritystä perustettaessa on myös ilmoittauduttava ennakkoperintärekisteriin. Ennakkoperintärekisterin tarkoitus on osoittaa laskusi maksajalle, että työn suorittaja (yrityksesi) huolehtii ennakkoverojen maksusta omatoimisesti. Muussa tapauksessa laskun maksajan on pidätettävä ennakkoverot ennen laskun maksua. 

Työnantajarekisteri puolestaan on pakollinen vain, jos aiot palkata heti ulkopuolisia työntekijöitä. Mikäli yrityksessä työskentelee vain osakkaat tai yrittäjä itse, työntanajarekisteriin ei ole syytä liittyä.  

Sähköinen vai perinteinen taloushallinto?

Seuraava kysymys on miettiä uudelle yrityksellesi sopivin taloushallinnon kokonaisuus. Useimmat start-upit päätyvät sähköiseen kirjanpitoon heti alusta asti, sillä papereiden toimittaminen kirjanpitäjälle ei tunnu enää monesta mielekkäältä. 

Voit tutustua sähköisiin taloushallinnon ohjelmistoihin tästä.

Taloushallinnon osiot voidaan jakaa karkeasti näin:

• Kuinka laskutatte omia asiakkaitanne
• Miten maksatte ja käsittelette ostolaskut eli kulupuolen laskut
• Entä käteiskuitit? Vinkkinä: kuitteja ei tarvitse enää säilöä fyysisesti, pelkkä kuva kuitista riittää.
• Raportointi ja bisnes analytiikka eli kuinka tarkasti haluatte seurata esimerkiksi kannattavuutta tai kaupunkikohtaista kehitystä projekteittain? 

Mistä kirjanpitäjä?

Kirjanpitäjän valinta kuuluu start-up yrittäjän tärkeimpiin päätöksiin aivan yrityksen alkumetreillä. Kirjanpitäjän valintaan kannattaa suhtautua vakavasti, sillä hyvä kirjanpitäjä on yritykselle parhaillaan jopa elinikäinen kumppani.

Suosittelemme vertailemaan kirjanpitäjiä talouskuutio.fi -palvelussa. Talouskuutio on Suomen suosituin palvelu tilitoimistojen vertailuun kattaen yli 500 tilitoimistoa. Palvelu toimii hyvin vastaavasti kuin vaikkapa Trivago, Hotels.com ja muut intenetin vertailupalvelut.

Start-upin taloushallinnon päivittäisrutiinit

Start-upin taloushallinnossa korostuvat helpot päivittäisrutiinit. Taloushallinnosta ei kannata tehdä itselleen mörköä – päinvastoin, taloushallinto voi olla tärkeä johtamisen työkalu. 

Taloushallinnossa kannattavuuden kehittymisen seuranta on äärimmäisen tärkeää, jotta yhtiön kehitystä voidaan suunnitella ja seurata. Toisaalta, kassavirran eli rahojen riittävyyden seuranta on myös avainasemassa. Jokainen konkurssiin ajautuva yritys joutuu tilanteeseen loppujen lopuksi kassan ehtymisen vuoksi. 

On tärkeää pitää huolta, että laskutus ja ostolaskujen maksut suoritetaan ajallaan. Todella monissa yrityksissä omien myyntilaskujen lähettäminen hidastaa turhaan kassan kiertoa ja aiheuttaa täten ongelmia rahan riittävyyden kanssa. 

Myyntisaamisia eli myyntireskontraa voidaan nykyisin seurata automaation avulla. Automaatio hyödyntää pankin Web Service -kanavaa (WS-kanava), jonka avulla pankista haetaan tieto saapuneista maksuista lähetetyille laskuille viitenumeron perusteella. Tämä säästää erityisesti B2C -yrityksissä valtavasti aikaa ilman suuria kuukausittaisia kustannuksia.  

Kirjanpidon raportointi – mitä kannattaa seurata?

Tilitoimisto tuottaa yleensä start-upille kaksi perusraporttia kirjanpitorytmin mukaan:

• Tuloslaskelma
• Tase

Näiden lisäksi voidaan toimittaa 

• Pääkirja
• Päiväkirja
• Kassavirtaennuste
• Tase-erittelyt
• Maksupäiväkirja

Start-upin taloushallinnossa korostuu kuitenkin enemmän kannattavuuden ja kassavirran merkitys. On tärkeä, että start-upin yrittäjillä on riittävästi tietoa esimerkiksi eri bisnesalueiden kannattavuudesta (esimerkiksi liiketoiminta-alueittain, kaupungeittain, tuotteittain ja niin edelleen).

Toisaalta kannattavakin liiketoiminta voi ajautua ongelmiin, jos kassassa ei ole riittävästi rahaa. Tästä syystä graafiset kassavirtaennusteet ovat start-upille hyvä apu kassan määrän ennustamiseen ja investointien suunnitteluun. 

Budjetointi kannattaa yhdistää start-upissa aina osaksi taloushallintoa. Budjetti on osa talouden suunnittelua ja auttaa yrittäjiä ymmärtämään talousnäkökulmasta yrityksen kehitystä suhteessa suunnitelmaan.