Miksi ulkoistaa taloushallinto?

Koko 2010-luvun ajan ulkoistaminen on noussut koko ajan suurempaan rooliin PK-yritysten toiminnoissa. Toisin kuin aiemmin, ulkoistus ei olekaan enää mörkö vaan enemmänkin mahdollisuus. Taloushallinnossa pienten yritysten osalta taloushallinnon ulkoistaminen on ollut tavallista jo pitkään, mutta keskisuurten yritysten kategoriassa tilanne on jo toisin.

Kokosimme 10 parasta syytä ulkoistaa taloushallinto PK-yrityksen näkökulmasta.

1. Taloushallinnon ulkoistaminen vähentää henkilöstöön sitoutunutta riskiä

Surullista kyllä, useissa PK-yrityksissä kirjanpito ja taloushallinto on puhtaasti yhden henkilön varassa. Tämä tarkoittaa sitä, että oman kirjanpitäjän sairastuessa äkillisesti, loukkaantuessa tai muuten tullessa työkyvyttömäksi koko taloushallinto on pahimmassa tapauksessa täysin tuuliajolla. Monessa tilanteessa joudutaankin hakemaan uutta henkilöä korvaamaan poisjäänyttä kirjanpitäjää kovassa kiireessä, mikä voi johtaa huonoon rekrytointiin. Tässä tapauksessa joudutaan lisäksi maksamaan kahta palkkaa samanaikaisesti, sillä sairastunut kirjanpitäjäkin ansaitsee sairaspäivillään palkkaa. Käytännössä taloushallinnon kulut voivat siis tuplaantua ja laatu huonontua kertaheitolla, mikäli pahin osuu kohdille.

2. Tilitoimisto voi tuoda laajempaa näkemystä toimialan taloushallinnosta

Tilitoimistot ovat siirtymässä kokoajan lähemmäs talouspäällikön ja controllerin tehtäviä. Tilitoimiston työntekijöillä onkin monesti loistava ja laaja-alainen näkemys siitä, kuinka toimialalla – tai laajemmassa kuvassa – samankokoisissa yrityksissä hoidetaan taloushallinnon prosesseja. Oma palkattu kirjanpitäjäkin voi tuoda paljon näkemystä varsinkin aiempien työkokemusten kautta, mutta tuon näkemyksen päivitys ei tapahdu enää rekrytoinnin jälkeen samalla frekvenssillä kuin tilitoimistossa, jossa uusia asiakkaita tulee ja tilanteet muuttuvat myös olemassa olevien asiakkaiden osalta.

Parhaimmillaan ulkoistettu kirjanpitäjä onkin yrityksen talousjohtaja, joka tarjoaa johtoryhmälle oivan apukäden kyseisen alan laajalla asiantuntemuksellaan.

3. Tilitoimisto voi tuottaa laajempaa palvelua

Oman kirjanpitäjän rajat ovat työpäivän puitteissa loppujen lopuksi varsin rajalliset: Myyntilaskujen teko, ostolaskujen tarkistaminen, talousraporttien laatiminen, palkkojen laskeminen ja muut taloushallinnon tehtävät on syytä hoitaa kunnolla. Kun aika alkaa käymään vähiin, palkataanko toinen työntekijä vai odotetaanko kirjanpitäjän burnouttia?

Tilitoimistot voivat tarjota yleensä pienen asiakastiimin, johon kuuluu kirjanpitäjän lisäksi palkanlaskija, reskontranhoitaja sekä joissain tapauksissa myös verokonsultti tai lakiasiantuntija. Tällaisen tiimin kasaaminen vaatii miltä tahansa PK-yritykseltä suurta panostusta, jonka sijaan keskisuuret ja suuret tilitoimistot voivat tarjota kustannustehokkaan ratkaisun.

4. Paremmat taloushallinnon työkalut

On todella vähän sellaisia taloushallinnon ohjelmistoja, joita yritys ei voisi ostaa itse suoraan. Kuitenkin, useissa tapauksissa yksittäisen yrityksen ei ole kannattavaa ostaa lisenssiä useisiin ohjelmistoihin vaan panostaa mielummin yhteen kattavampaan ohjelmaan. Ulkoistettu taloushallinnon kumppani voi tarjota lisenssejä esimerkiksi laajempaan raportointiin monessa tapauksessa äärimmäisen edullisesti (joskus jopa veloituksetta) sekä koulutuksen näiden työkalujen käyttöön.

Toisaalta, suuremmissa tilitoimistoissa on käytössä on käytössä laajempia kokonaisuuksia sisältäviä ohjelmistoja kuten Netsuite, Odoo, Dynamics NAV tai muu myös taloushallinnon ulkopuolisiin tehtäviin taipuva ratkaisu, joka auttaa yhdistämään ja tehostamaan yrityksen toimintoja.

5. Paikalliset yhteistyökumppanit

Valtakunnalliset tilitoimistot voivat monessa tapauksessa tarjota paikallista palvelua lähes joka paikassa Suomessa. Käytännössä tämä tarkoittaa erittäin hyvää mahdollisuutta saada yritykseen useampi taloushallinnon ammattilainen neuvonantajaksi ja mikä parasta, paikallisella asiantuntemuksella. Tämä voi helpottaa huomattavasti erilaisten yhtiön sisäisten tiimien työskentelyä sekä päätöksentekoa.

6. Vastuukysymykset

Kun ulkoistettu kumppani vastaa taloushallinnon tuottamisesta, on myös vastuu ulkoistettu niiltä osin kun se on mahdollista. Käytännössä tämä tarkoittaa vähemmän riskejä yritykselle itselleen, kunhan kirjanpitoon liittyvät asiat hoidetaan asianmukaisesti. Vastuukysymykset korostuvat erityisesti, jos kirjanpitoa hoidetaan itse muun kuin tilinpäätöstaitoisen kirjanpitäjän toimesta. Vaikka taloushallinnon ohjelmistot  ovat kehittyneet viime vuosina reilusti, täyteen automaatioon on vielä pitkä matka ja ammattitaitoa tarvitaan tulevaisuudessakin.

7. Parempi läpinäkyvyys rahoittajien silmissä

Erityisesti pienen kokemattoman kasvuyhtiön oma kirjanpidon hoitaminen on monen sijoittajan silmissä negatiivinen asia. Osaavan tilitoimiston käyttäminen tuo läpinäkyvyyttä sekä luotettavuutta kirjanpidon lukuihin, sillä yrittäjän vaikutusmahdollisuudet ovat tällöin vähäisemmät.

8. Taloushallinnon  koulutustarpeiden väheneminen

Lainsäädäntö koskien yrityksen kirjanpitoa ja taloushallintoa elää käytännössä vuosittain. Esimerkkinä tulorekisteri, joka käytännössä muutti täysin palkanlaskentaan liittyvät ilmoitukset aiemmasta käytännöstä. Tilitoimistot poislukien, harvassa yhtiössä taloushallinnon lainsäädäntö tai kirjanpitolaki ovat sellaisia asioita, joihin koulutuseurot halutaan ehdoin tahdoin suunnata – ne voitaisiin monessa tapauksessa hyödyntää tuottavammin.

9. Taloushallinnon kokoonpanon muutosten helppous

Taloushallinnon ylöspäin tapahtuva skaalaus on suhteellisen selkeätä omalla henkilöstöllä: Kun toiminta kasvaa, tarvitaan lisää työvoimaa hoitamaan taloushallinnon prosesseja. Mutta mitä tapahtuu, jos asiat eivät menekään aivan suunnitelmien mukaan?

Ulkoistetun taloushallinnon ollessa kyseessä, muutosten tekeminen tapahtuu helpoimmillaan pienentämällä palvelupakettia tai parhaimmillaan skaalautuvasti pienemmän työveloituksen puitteissa. Malli on äärimmäisen kevyt verrattuna YT-neuvotteluiden kautta tapahtuviin irtisanomisiin tai lomautuksiin. Tämä on myös yrityksen maineen kannalta ehdottomasti parempi vaihtoehto.

10. Enemmän aikaa ydinliiketoimintaan

Tässä mallissa kirjanpito hoidetaan osittain itse ennen ulkoistusta ja omaa kirjanpitäjää ei ole palkattu. Käytännössä hyvin usein taloushallinnon tehtävien hoitaminen voi olla hyvin tehotonta, jos ne eivät ole tuttuja ja rutiininomaisia. Esimerkkinä tiettyjen kirjausten teko voi ottaa useita tunteja, jos tietoa aletaan etsimään netistä, kun osaava kirjanpitäjä olisi hoitanut kirjaukset ammattitaidolla vartissa. Harva yrittäjä kertoo, että aikaa olisi turhan paljon käytettävissä. Jokainen voitettu minuutti on arvokas.